Finanzcontrolling neu gedacht: Effiziente Berichtsanalyse durch KI-gestützten Chatbot
Bei vielen Unternehmen liegen Informationen zur Finanzlage und Geschäftsentwicklung verteilt in verschiedenen Systemen und Dokumenten vor. Dadurch kann es schnell zu einer Herausforderung werden, sich einen Überblick zu den Entwicklungen zu verschaffen und übergreifende Analysen und Kommentierungen zu erstellen.
Auch das Controlling der Possehl Holding steht vor dieser Herausforderung. Die Possehl Gruppe besteht aus 10 Geschäftsbereichen mit mehr als 200 Gesellschaften. Die Geschäftsbereiche bereiten quartalsweise Folien zur Finanz- und Geschäftsentwicklungen sowie den spezifischen relevanten Entwicklungen vor.
Das Holding-Controlling hat nun unter anderem die Aufgabe, all diese Informationen auszuwerten und Kommentierungen zur Geschäftsentwicklung der einzelnen Geschäftsbereiche zu verfassen. Der Prozess ist zeitaufwendig, da die Daten in unterschiedlichen Formaten vorliegen und manuelle Auswertungen erforderlich machen.
Ziel der Partnerschaft mit DataSpark war es, diese Prozesse zu optimieren und die Suche nach Informationen durch intelligente Analysen in den jeweiligen Unterlagen zu erleichtern.
Herausforderungen
Die Aufbereitung der Finanzinformationen stellt Possehl Controlling vor mehrere Herausforderungen:
- Zeitintensive Datenaufbereitung: Die Erstellung von Kommentaren und Berichten basiert auf der manuellen und arbeitsaufwendigen Auswertung der vielfältigen Informationsquellen.
- Hoher manueller Aufwand: Die Diversität der Dokumente und deren Layouts erschwert eine schnelle und standardisierte Verarbeitung.
- Kurzer Bearbeitungszeitrahmen: Der enge Zeitraum zwischen Dateneingang und Berichterstellung erhöht den Druck auf das Team.
Lösung
Unsere Lösung besteht in der Implementierung eines KI-gestützten Chatbots zur verbesserten und benutzerfreundlichen Interaktion mit den verfügbaren Datenquellen. Dadurch kann gezielt nach Informationen in den diversen Quellen gesucht werden und beispielsweise Begründungen für auffällige Finanzentwicklungen gefunden werden.
Dieses Chatbot-System basiert auf dem Sprachmodell GPT-4o und kann Informationen aus unstrukturierten Daten diverser Dokumente, wie Quartalsberichten und Planungspräsentationen extrahieren, analysieren, auf der Zeitachse vergleichen und zusammengefasst widerspiegeln.
Zusätzlich zu textuellen Informationen kann die KI auch Diagramme und grafische Inhalte aus Präsentationen interpretieren, sodass visuelle Informationen in wertvolle Erkenntnisse umgewandelt werden können.
Diese Prozesse erlauben es, relevante Informationen nahtlos in Analyse- und Entscheidungsprozesse zu integrieren. Über eine Benutzeroberfläche können neue Quartalsberichte hochgeladen werden, wodurch die KI-Lösung stets mit den aktuellen Daten arbeitet und dadurch auf dem neuesten Informationsstand bleibt.
Ergebnis
Der Einsatz der KI-Lösung führte zu einer erheblichen Reduktion des manuellen Aufwands bei der Suche nach relevanten Informationen in den Präsentationen. Dank des benutzerfreundlichen Zugangs zu den Daten in natürlicher Sprache und der erweiterten Fähigkeiten der KI, komplexe Daten aus verschiedenen Formaten zu verarbeiten und zu interpretieren, wurde die Möglichkeit der Auswertung deutlich verbessert. Diese Technologie schafft eine Brücke zwischen menschlicher Intuition und maschineller Effizienz und stellt eine positive Erweiterung der analytischen Werkzeuge im Besonderen bei unstrukturierten Sachverhalten dar.
„Mit dem KI-gestützten Chatbot von DataSpark optimieren wir unsere Analyseprozesse und gewinnen schnellere Einblicke in unsere komplexen Beteiligungsstrukturen. Diese innovative Lösung entlastet unser Team erheblich und steigert die Effizienz. Wir freuen uns auf die weitere Zusammenarbeit mit DataSpark und die positiven Auswirkungen auf unsere Unternehmensgruppe.“
Jan von Horsten, Leiter Controlling, L. Possehl & Co. mbH